บทที่ 9 จริยธรรมและความปลอดภัย

พ.ร.บ. ว่าด้วยการกระทำความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ 2560

     ก่อนหน้านี้ ร่างพระราชบัญญัติ ว่าด้วยการกระทําความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ ฉบับใหม่ ผ่านการเห็นชอบจากสภานิติบัญญัติแห่งชาติ เมื่อวันที่ 16 ธันวาคม 2559 ที่ผ่านมา ล่าสุดประกาศลงราชกิจจานุเบกษาแล้ว โดยมีชื่อว่า “พระราชบัญญัติ ว่าด้วยการกระทําความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2560” ( พ.ร.บ.คอมพิวเตอร์ ปี2560)

โดยรายละเอียด พระราชบัญญัติ ว่าด้วยการกระทําความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2560 ( พ.ร.บ.คอมพิวเตอร์ ปี2560) สามารถอ่านฉบับเต็มได้ที่เว็บไซต์ราชกิจจานุเบกษา (คลิกที่นี่)

ทั้งนี้ในมาตรา 2 ของพระราชบัญญัตินี้ ระบุว่า ให้บังคับใช้เมื่อพ้นกําหนด 120 วัน นับแต่วันประกาศในราชกิจจานุเบกษา นั่นหมายความว่าจะบังคับใช้ภายใน 31 พฤษภาคม 2560

    พ.ร.บ ว่าด้วยการกระทำความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ ปี 2560 คือร่างแก้ใขของ พ.ร.บ ว่าด้วยการกระทำความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ปี 2550 ที่ถูกปรับปรุงให้ทันสมัย เหมาะสมกับเวลาและเทคโนโลยีที่เปลี่ยนไป ดังนั้นโครงสร้างของกฎหมายสองฉบับจึงเหมือนกันเป็นส่วนใหญ่ และแน่นอนกฏหมายทั้งสองฉบับก็ต้องมีส่วนที่แตกต่างกันอยู่หลายประเด็น และหลายๆ ประเด็นก็ถูกตั้งคำถามมากมายว่าเป็นธรรมหรือไม่ เหมาะสมหรือไม่?

พ.ร.บ คอมพิวเตอร์ปี 2560 ถูกเริ่มร่างเมื่อปี 2558  และยังคงแก้ใขต่อเนื่องมาถึงปี 2559 ดังนั้น พ.ร.บ คอมพิวเตอร์ปี 2558 ก็คือฉบับเดียวกันกับพ.ร.บ คอมพิวเตอร์ปี 2560 นั่นเอง

ข้อแตกต่างระหว่าง พ.ร.บ คอมพิวเตอร์ปี 2550 กับ พ.ร.บ คอมพิวเตอร์ปี 2560

(ขอบคุณภาพจาก ilaw)

เนื้อหาสำคัญของ พ.ร.บ คอมพิวเตอร์ปี 2560 ที่นำเสนอมีดังนี้

การประชุมสภานิติบัญญัติแห่งชาติ (สนช.) วันที่ 28 เม.ย. จะมีการพิจารณา ร่าง พ.ร.บ.ว่าด้วยการกระทำความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ (ฉบับที่ …) พ.ศ… วาระที่ 1 ขั้นรับหลักการ ซึ่งเป็นร่าง พ.ร.บ.ที่ปรับปรุงเนื้อหาบางส่วนที่อยู่เดิมในพ.ร.บ.ว่าด้วยการกระทำความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550

ทั้งนี้ ในร่าง พ.ร.บ.ฉบับนี้ระบุถึงเหตุผลที่ต้องมีการแก้ไข พ.ร.บ.คอมพิวเตอร์ฉบับปัจจุบันว่า “พ.ร.บ.ว่าด้วยการกระทำความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550 มีบทบัญญัติบางประการที่ไม่เหมาะสมต่อการป้องกันและปราบปรามการกระทำความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ในปัจจุบัน…….ซึ่งมีรูปแบบการกระทำความผิดที่มีความซับซ้อนมากขึ้นตามพัฒนาการทางเทคโนโลยี ซึ่งเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว”

สำหรับเนื้อหาของร่าง พ.ร.บ.ดังกล่าวมีสาระสำคัญดังนี้

มาตรา 4

 “ผู้ใดส่งข้อมูลคอมพิวเตอร์หรือจดหมายอิเล็กทรอนิกส์แก่บุคคลอื่น โดยไม่เปิดโอกาสให้ผู้รับข้อมูลคอมพิวเตอร์หรือจดหมายอิเล็กทรอนิกส์สามารถบอกเลิกหรือแจ้งความประสงค์เพื่อปฏิเสธการตอบรับได้ อันเป็นการก่อให้เกิดความเดือดร้อนรำคาญแก่ผู้รับ ต้องระวางโทษปรับไม่เกิน 200,000 บาท”

มาตรา 5

กำหนดว่า ถ้าผู้ใดกระทำผิดใน 5 ประการ ได้แก่

1.การเข้าถึงโดยมิชอบซึ่งระบบคอมพิวเตอร์ที่มีมาตรการป้องกัน

2.นำมาตรการป้องกันการเข้าถึงระบบคอมพิวเตอร์ที่ผู้อื่นจัดทำขึ้นเป็นการเฉพาะไปเปิดเผยโดยมิชอบ

3.ผู้ใดเข้าถึงโดยมิชอบซึ่งข้อมูลคอมพิวเตอร์ที่มีมาตรการป้องกันการเข้าถึงโดยเฉพาะและมาตรการนั้นมิได้มีไว้สำหรับตน

4.ดักรับไว้ซึ่งข้อมูลคอมพิวเตอร์ของผู้อื่นที่อยู่ระหว่างการส่งในระบบคอมพิวเตอร์ และข้อมูลคอมพิวเตอร์นั้นมิได้มีไว้เพื่อประโยชน์สาธารณะ และ

5.ส่งข้อมูลคอมพิวเตอร์หรือจดหมายอิเล็กทรอนิกส์แก่บุคคลอื่น โดยปกปิดหรือปลอมแปลงแหล่งที่มาของการส่งข้อมูลดังกล่าว

ทั้งหมดต้องระวางโทษจำคุกตั้งแต่ 1-7 ปี และปรับตั้งแต่ 20,000 บาทถึง 140,000 บาท ที่สำคัญ ถ้าการกระทำความผิดดังกล่าวเป็นเหตุให้เกิดความเสียหายต่อข้อมูลคอมพิวเตอร์หรือระบบคอมพิวเตอร์ที่เกี่ยวกับการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของประเทศ ความปลอดภัยสาธารณะ ความมั่นคงในทางเศรษฐกิจของประเทศ หรือโครงสร้างพื้นฐานอันเป็นประโยชน์สาธารณะ ต้องระวางโทษจำคุกตั้งแต่ 1-10 ปี และปรับตั้งแต่ 20,000 บาทถึง 200,000 บาท

ส่วนเรื่องการใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อสร้างความเสียหายให้กับบุคคล ร่างกฎหมายฉบับนี้ก็ได้มีกระบวนการจัดการกับผู้กระทำความผิดเข้มข้นมากขึ้นด้วย

โดนบัญญัติในมาตรา 10 ว่า “ผู้นำเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ที่ประชาชนทั่วไปอาจเข้าถึงได้ซึ่งข้อมูลคอมพิวเตอร์ที่ปรากฏเป็นภาพของผู้อื่นและภาพนั้นเป็นภาพที่เกิดจากการสร้างขึ้น ตัดต่อ เติม หรือดัดแปลงด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์หรือวิธีการอื่นใด โดยประการที่น่าจะทำให้ผู้อื่นนั้นเสียชื่อเสียง ถูกดูหมิ่น ถูกเกลียดชัง หรือได้รับความอับอาย ต้องระวางโทษจำคุกไม่เกิน 3 ปี และปรับไม่เกิน 200,000 บาท”

มาตรา 10 ดังกล่าวเป็นการแก้ไขเพื่อเพิ่มบทลงโทษให้มากขึ้นโดยให้ผู้กระทำผิดต้องรับทั้งโทษจำคุกและโทษปรับ จากเดิมที่ พ.ร.บ.ว่าด้วยการกระทำความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2550 กำหนดการกระทำความผิดในลักษณะที่ว่านั้นด้วยการต้องระวางโทษจำคุกไม่เกิน 3 ปี หรือปรับไม่เกิน 60,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ

ขณะเดียวกัน ในร่างกฎหมายที่ ครม.เสนอให้ สนช.พิจารณา ยังได้บัญญัติมาตรการทางศาลเพื่อช่วยเหลือผู้เสียหายด้วย โดยมาตรา 11 ระบุว่า “ในคดีซึ่งมีคำพิพากษาว่าจำเลยมีความผิด ศาลอาจสั่ง

(1) ให้ยึดและทำลายข้อมูล

(2) ให้โฆษณาคำพิพากษาทั้งหมดหรือแต่บางส่วนในสื่อที่ใช้ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ วิทยุกระจายเสียง วิทยุโทรทัศน์ หรือหนังสือพิมพ์ ตามที่ศาลเห็นสมควร โดยให้จำเลยเป็นผู้ชำระค่าโฆษณา”

เช่นเดียวกับ มาตรา 20 ที่ให้พนักงานเจ้าหน้าที่ที่ได้รับความเห็นชอบจากรัฐมนตรีว่าการกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมแต่งตั้ง ยื่นคำร้องพร้อมแสดงหลักฐานต่อศาลขอให้มีคำสั่งระงับการเผยแพร่หรือลบข้อมูลคอมพิวเตอร์นั้นออกจากระบบคอมพิวเตอร์ได้ ซึ่งข้อมูลคอมพิวเตอร์ในที่นี้มีด้วยกัน 4 ประเภท ดังนี้

(1) ข้อมูลคอมพิวเตอร์ที่เป็นความผิดตาม พ.ร.บ.นี้

(2) ข้อมูลที่อาจกระทบกระเทือนต่อความมั่นคงแห่งราชอาณาจักรที่กำหนดไว้ในภาคสองลักษณะ 1 หรือลักษณะ 1/1 ตามประมวลกฎหมายอาญา

(3) ข้อที่เป็นความผิดอาญาต่อกฎหมายอื่นซึ่งเจ้าหน้าที่ตามกฎหมายนั้นได้ร้องขอ และข้อมูลนั้นมีลักษณะขัดต่อความสงบเรียบร้อยหรือศีลธรรมอันดีของประชาชน

(4) ข้อมูลที่ไม่เป็นความผิดต่อกฎหมายอื่นแต่มีลักษณะขัดต่อความสงบเรียบร้อยหรืออันดีของประชาชน ซึ่งคณะกรรมการกลั่นกรองข้อมูลคอมพิวเตอร์ที่รัฐมนตรีมีมติเป็นเอกฉันท์

สรุป

บทที่ 8 เทคโนโลยีสารสนเทศเบื้องต้น

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์และระบบสารสนเทศ

ความหมายของคำว่า   เทคโนโลยีสารสนเทศ             เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology: IT) หรือเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (Information and Communication Technologies: ICTs) ก็คือ เทคโนโลยีสองด้านหลัก ๆ ที่ประกอบด้วยเทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์ และ เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคมที่ผนวกเข้าด้วยกัน เพื่อใช้ในกระบวนการจัดหา จัดเก็บ สร้าง และเผยแพร่สารสนเทศในรูปต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นเสียง ภาพ ภาพเคลื่อนไหว ข้อความหรือตัวอักษร และตัวเลข เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ความถูกต้อง ความแม่นยำ และความรวดเร็วให้ทันต่อการนำไปใช้ประโยชน์ เทคโนโลยีสารสนเทศ คือ เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บประมวลผล และเผยแพร่สารสนเทศ ซึ่งรวมแล้วก็คือ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ และเทคโนโลยีการสื่อสารโทรคมนาคม หรือ Computer and Communications ที่นิยมเรียกกันย่อ ๆ ว่า C & C อย่างไรก็ตาม มีแนวโน้มที่จะนับเทคโนโลยีอื่น ๆ ที่เป็นองค์ประกอบของ C & C และเกี่ยวเนื่องเข้ามาเป็นเทคโนโลยีสารสนเทศด้วย             เช่นเทคโนโลยีไมโครอิเล็กทรอนิกส์ เทคโนโลยีระบบอัตโนมัติ เทคโนโลยีการพิมพ์ เทคโนโลยีสำนักอัตโนมัติ เทคโนโลยีการศึกษา เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology : IT) หมายถึง การนำวิทยาการที่ก้าวหน้าทางด้านคอมพิวเตอร์และการสื่อสารมาสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับสารสนเทศ ทำให้สารสนเทศมีประโยชน์และใช้งานได้กว้างขวางมากขึ้น เทคโนโลยีสารสนเทศรวมถึงการใช้เทคโนโลยีด้านต่างๆ ในการรวบรวมจัดเก็บใช้งาน ส่งต่อ หรือสื่อสารระหว่างกัน เทคโนโลยีสารสนเทศเกี่ยวข้องโดยตรงกับเครื่องมือเครื่องใช้ในการจัดการสารสนเทศ ได้แก่ เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์รอบข้าง             ขั้นตอนวิธีการดำเนินการซึ่งเกี่ยวข้องกับซอฟต์แวร์ เกี่ยวข้องกับข้อมูล บุคลากร และกรรมวิธีการดำเนินงานเพื่อให้ข้อมูลเกิดประโยชน์สูงสุด              ปัจจุบันหน่วยงานต่าง ๆ ทั้งภาครัฐและเอกชนได้นำเทคโนโลยีสารสนเทศ ไปประยุกต์กันอย่างกว้างขวาง งานประยุกต์ที่สำคัญอย่างหนึ่งก็คือ การสร้างระบบสารสนเทศแบบต่าง ๆ  มีการนำเครื่องมือและอุปกรณ์ เช่น คอมพิวเตอร์ ระบบการสื่อสารโทรคมนาคมไปใช้ในหน่วยงานหรือธุรกิจต่าง ๆ มุ่งไปที่การคิดค้นวิธีการจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูล การจัดระบบข้อมูลให้ผู้ใช้สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้อย่างรวดเร็วรวมถึงการจัดทำรายงาน ตลอดจนการจัดทำผลลัพธ์ของข้อมูลให้สามารถค้นคืนได้อย่างมีประสิทธิภาพ บทบาทความสำคัญเทคโนโลยีสารสนเทศในประเทศไทย             เทคโนโลยีสารสนเทศเริ่มใช้งานในประเทศไทยเมื่อไม่นานมานี้เอง โดยในปี พ.ศ.2507 มีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ในประเทศไทยเป็นครั้งแรก และในขณะนั้นเทคโนโลยีสารสนเทศยังไม่แพร่หลายนัก จะมีเพียงการใช้โทรศัพท์เพื่อการติดต่อสื่อสาร และนำคอมพิวเตอร์มาช่วยประมวลผลข้อมูล งานด้านสารสนเทศอื่น ๆ ส่วนใหญ่ ยังคงเป็นงานภายในสำนักงานที่ยังไม่มีอุปกรณ์และเครื่องมือด้านเทคโนโลยีมาช่วยมากนัก  เมื่อมีการประดิษฐ์คิดค้นอุปกรณ์ช่วยงานสารสนเทศ เช่น เครื่องถ่ายเอกสาร โทรสาร และไมโครคอมพิวเตอร์ อาชีพของประชากรก็ปรับเปลี่ยนมาสู่งานด้านสารสนเทศมากขึ้น สำนักงานเป็นแหล่งที่มีการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศมากที่สุด เช่น การใช้คอมพิวเตอร์ทำบัญชีเงินเดือนและบัญชีรายรับรายจ่าย การติดต่อสื่อสารภายในและภายนอกโดยใช้โทรศัพท์และโทรสาร การจัดเตรียมเอกสารด้วยการใช้เครื่องถ่ายเอกสารและคอมพิวเตอร์งานด้านสารสนเทศมีแนวโน้มขยายตัวที่ค่อนข้างสดใส เพราะเทคโนโลยีด้านนี้ได้รับการส่งเสริมสนับสนุนอย่างเต็มที่ มีการวิจัยและพัฒนาให้เกิดผลิตภัณฑ์ใหม่ออกมาตอบสนองความต้องการของมนุษย์อยู่ตลอดเวลา  เทคโนโลยีที่ใช้ในระบบสารสนเทศ ที่กำลังได้รับความสนใจอย่างมากในขณะนี้ คือ เทคโนโลยีสื่อประสม (Multimedia) ซึ่งรวมข้อความ ภาพ เสียง และวีดิทัศน์เข้ามาผสมกัน เทคโนโลยีนี้กำลังได้รับการพัฒนา ในอนาคตเทคโนโลยีแบบสื่อประสมจะช่วยเสริมและสนับสนุนงานด้านสารสนเทศให้ก้าวหน้าต่อไป เป็นที่คาดหมายว่าอัตราการเติบโตของผู้ทำงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศจะมีมากขึ้น  แนวโน้มของเทคโนโลยีสารสนเทศค่อย ๆ กลายมาเป็นระบบรวม โดยให้คอมพิวเตอร์ระบบหนึ่งทำงานพร้อมกันได้หลาย ๆ อย่าง นอกจากใช้ประมวลผลข้อมูลด้านบัญชีแล้ว ยังใช้งานจัดเตรียมเอกสารแทนเครื่องพิมพ์ดีด ใช้รับส่งข้อความหรือจดหมายกับคอมพิวเตอร์ที่อยู่ห่างไกล ซึ่งอาจอยู่คนละซีกโลกในลักษณะที่เรียกว่า “ ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ” (Electronic Mail หรือ   E-Mail)  ระบบสารสนเทศ ระบบสารสนเทศ   หมายถึง  ระบบที่อาศัยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เข้ามาจัดการกับข้อมูลในองค์กร เพี่อให้บรรลุเป้าหมายที่ต้องการอย่างมีประสิทธิภาพ ประกอบด้วย บุคลากร ฮาร์ดแวร์ ซอร์ฟแวร์ เครือข่ายการสื่อสารและทรัพยากรด้านข้อมูล สำหรับจัดเก็บ รวบรวม ปรับเปลี่ยน และเผยแพร่สารสนเทศเพื่อการนำมาใช้ประโยชน์ในองค์กร ระบบสารสนเทศประกอบด้วยองค์ประกอบดังนี้                       1. Hardware หมายถึงอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องในการจัดกระทำกับข้อมูล ทั้งที่เป็นอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์อื่น ๆ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องคิดเลข          2. Software หมายถึง ชุดคำสั่ง หรือเรียกให้เข้าง่ายว่า โปรแกรมที่สามารถสั่งการให้คอมพิวเตอร์ทำงานในลักษณะที่ต้องการภายใต้ขอบเขตความสามารถที่เครื่องคอมพิวเตอร์ หรือโปรแกรมนั้น ๆ            3. User หมายถึง กลุ่มผู้คนที่ทำงานหรือเกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ         4. Data  หมายถึง ข้อเท็จจริงต่าง ๆ ที่อาจอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นตัวหนังสือ แสง สี เสียง สัญญาณอิเล็กทรอนิกส์  ภาพ วัตถุ หรือ หลาย ๆ อย่างผสมผสาน กัน ซึ่งข้อมูลที่ดีจะต้องตรงกับความต้องการของผู้ใช้                         5. Procedure หมายถึง  ขั้นตอน กระบวนการต่าง ๆ ในการปฏิบัติงานในระบบสารสนเทศ  เมื่อทั้ง 5 ส่วนดังกล่าวข้างต้น ทำงานประสานกัน ส่งผลให้ข้อมูลเกิดการประมวลผลและนำไปใช้ประโยชน์ นั่นก็คือ สารสนเทศนั่นเอง ซึ่งสารเสนทศนี้จะเป็นสารสนเทศที่ดี จะต้องเป็นสารสนเทศที่มีความถูกต้องตรงกับความต้องการของผู้ใช้และทันเวลาในการใช้งาน  กล่าวโดยสรุปก็คือ กระบวนการสารสนเทศเป็นกระบวนการที่ทำให้เกิดสารเสนเทศขึ้นมานั่นเอง ซึ่งจะต้องประกอบด้วยองค์ประกอบสำคัญ 5 ส่วน นั่นคือ Hardware – Software - User- Data – Procedure    ระดับผู้ใช้สารสนเทศ             สามารถแบ่งผู้ใช้ระบบสารสนเทศตามการบริหารจัดการได้เป็น 3 ระดับ คือ  1.  ระดับสูง        เกี่ยวข้องกับผู้บริหารระดับสูง ซึ่งมีหน้าที่ในการกำหนดนโยบายและวางแผนให้องค์กรบรรลุเป้าหมายที่ต้องการ แหล่งสารสนเทศที่นำมาใช้จะเป็นข้อมูลที่ช่วยในการตัดสินใจได้ง่ายขึ้น โดยมีทั้งสารสนเทศภายในและภายนอกองค์กร เพื่อวิเคราะห์แนวโน้มและสถานการณ์โดยรวม 2.  ระดับกลาง    เกี่ยวข้องกับผู้ใช้งานในงานระดับการบริหารและจัดการองค์กร ซึ่งมีหน้าที่รับนโยบายมาจากผู้บริหารระดับสูง มาสานต่อให้ได้บรรลุเป้าหมายที่กำหดไว้ ระบบสารสนเทศที่ใช้มักได้มาจากแหล่งข้อมูลภายใน เช่น รายงานยอดขาย ระบบสารสนเทศจึงจำเป็นต้องจัดอันดับทางเลือกแบบต่างๆไว้ โดยใช้ค่าทางสถิติมาช่วยพยากรณ์ หรือทำนายทิศทางไว้ด้วย 3.  ระดับปฏิบัติการ                    ผู้ใช้กลุ่มนี้จะเกี่ยวข้องกับการผลิตหรือการปฏิบัติงานหลักขององค์กร เช่น การผลิตหรือประกอบสินค้า งานทั่วไปที่ไม่จำเป็นต้องใช้การวางแผนหรือระดับการตัดสินใจมากนัก ข้อมูลหรือสารสนเทศในระดับนี้ จะถูกนำไปประมวลผลในระดับกลางและระดับสูงต่อไป ประเภทของเทคโนโลยีสารสนเทศ        1.เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์           คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถจดจำข้อมูลต่าง ๆ และปฏิบัติตามคำสั่งที่บอก เพื่อให้คอมพิวเตอร์ทำงานอย่างใดอย่างหนึ่งให้ คอมพิวเตอร์นั้นประกอบด้วยอุปกรณ์ต่าง ๆ ต่อเชื่อมกันเรียกว่า ฮาร์ดแวร์ (Hardware) และอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์นี้จะต้องทำงานร่วมกับโปรแกรมคอมพิวเตอร์หรือที่เรียกกันว่า ซอฟต์แวร์ (Software)              กระบวนการการจัดการระบบสารสนเทศ เพื่อให้ได้สารสนเทศตามต้องการอย่างรวดเร็ว ถูกต้อง แม่นยำ และมีคุณภาพ   ดังแผนภาพต่อไปนี้คือ 2. เทคโนโลยีทางด้านการสื่อสารคมนาคม               เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม ใช้ในการติดต่อสื่อสารรับ/ส่งข้อมูลจากที่ไกล ๆ เป็นการส่งของข้อมูลระหว่างคอมพิวเตอร์หรือเครื่องมือที่อยู่ห่างไกลกัน ซึ่งจะช่วยให้การเผยแพร่ข้อมูลหรือสารสนเทศไปยังผู้ใช้ในแหล่งต่าง ๆ เป็นไปอย่างสะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง ครบถ้วน และทันการณ์ ซึ่งรูปแบบของข้อมูลที่รับ/ส่งอาจเป็นตัวเลข (Numeric Data) ตัวอักษร (Text) ภาพ (Image) และเสียง (Voice) เทคโนโลยีที่ใช้ในการสื่อสารหรือเผยแพร่สารสนเทศ ได้แก่ เทคโนโลยีที่ใช้ในระบบโทรคมนาคมทั้งชนิดมีสายและไร้สาย เช่น ระบบโทรศัพท์ โมเด็ม แฟกซ์ โทรเลข ดาวเทียม วิทยุกระจายเสียง วิทยุโทรทัศน์ เคเบิ้ลใยแก้วนำแสง และคลื่นไมโครเวฟ  เป็นต้น สำหรับกลไกหลักของการสื่อสารโทรคมนาคมมีองค์ประกอบพื้นฐาน 3 ส่วน ได้แก่  ต้นแหล่งของข้อความ (Source/Sender) สื่อกลางสำหรับการรับ/ส่งข้อความ (Medium) และส่วนรับข้อความ (Sink/Decoder) 3. เทคโนโลยีระบบสื่อสาร หมายถึงระบบการสื่อสาร และเครือข่ายที่เป็นส่วนเชื่อมในการแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็คทรอนิคส์ในรูปแบบข้อมูลดิจิตอล เช่นเครือข่ายโทรศัพท์ดิจิตอล ระบบสื่อสารเคเบิลใยแก้ว (fiber optic system) รวมถึง เครือข่ายคอมพิวเตอร์ระบบ WAN (wide area network) เช่น เครือข่าย Internet เป็นต้น เทคโนโลยีสารสนเทศสามารถจำแนกตามลักษณะการใช้งานได้เป็น 6 รูปแบบ 1. เทคโนโลยีที่ใช้ในการเก็บข้อมูล เช่น ดาวเทียมถ่ายภาพทางอากาศ กล้องดิจิตอล กล้องถ่ายวีดีทัศน์ และเครื่องเอกซเรย์ เป็นต้น             2. เทคโนโลยีที่ใช้ในการบันทึกข้อมูล จะเป็นสื่อบันทึกข้อมูลต่าง ๆ เช่น เทปแม่เหล็กจานแม่เหล็ก จานแสงหรือจานเลเซอร์ และบัตรเอทีเอ็ม เป็นต้น             3.เทคโนโลยีที่ใช้ในการประมวลผลข้อมูล ได้แก่ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ทั้งฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์             4. เทคโนโลยีที่ใช้ในการแสดงผลข้อมูล เช่น เครื่องพิมพ์ จอภาพ และพลอตเตอร์ เป็นต้น             5. เทคโนโลยีที่ใช้ในการจัดทำสำเนาเอกสาร เช่น เครื่องถ่ายเอกสาร ไมโครฟิล์ม เป็นต้น             6. เทคโนโลยีสำหรับถ่ายทอดหรือสื่อสารข้อมูล ได้แก่ ระบบโทรคมนาคมต่าง ๆ เช่น โทรทัศน์ วิทยุกระจายเสียง โทรเลข และระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ทั้งระยะใกล้และไกล ประโยชน์ที่ได้จากเทคโนโลยีสารสนเทศ 1. ช่วยให้ติดต่อสื่อสารระหว่างกันอย่างสะดวกรวดเร็วโดยใช้โทรศัพท์ เครือข่ายคอมพิวเตอร์และอินเทอร์เน็ต             2. ช่วยในการจัดระบบข่าวสารจำนวนมหาศาล ซึ่งผลิตออกมาในแต่ละวัน             3. ช่วยให้เก็บข้อมูลไว้ในรูปที่สามารถเรียกใช้ได้ครั้งแล้วครั้งเล่าอย่างสะดวก              4. เพิ่มประสิทธิภาพการผลิตข้อมูล เช่น ช่วยนักวิทยาศาสตร์ วิศวกร ในการคำนวณตัวเลขที่ยุ่งยาก ซับซ้อนซึ่งไม่สามารถทำให้สำเร็จได้ด้วยมือ             5. สามารถจัดระบบอัตโนมัติเพื่อเก็บเรียกใช้และประมวลผลข้อมูล             6. สามารถจำลองแบบระบบการวางแผนและทำนาย เพื่อทดลองกับสิ่งที่ยังไม่เกิดขึ้น             7. อำนวยความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลดีกว่าสมัยก่อน ทำให้ผู้ใช้มี ทางเลือกที่ดีกว่า มีประสิทธิภาพกว่า และสามารถแข่งขันกับผู้อื่นได้ดีกว่า             8. ช่วยให้มีการตัดสินใจที่ดีขึ้น จากการมีสารสนเทศประกอบการตัดสินใจและพิจารณาทางเลือกภายใต้เงื่อนไขต่าง ๆ             9. ลดค่าใช้จ่ายซึ่งเป็นผลมาจากการใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัย ทำให้ประหยัด เวลาการทำงานหรือลดค่าใช้จ่ายในการทำงานลง                 10. พัฒนาคุณภาพการเรียนการสอนโดยมีการค้นคว้าผ่านระบบเครือข่าย เพิ่มโอกาสให้นักศึกษาสามารถสืบค้นข้อมูลได้จากสถานที่อื่นนอกมหาวิทยาลัย เป็นการฝึกให้รู้จักเรียนรู้ด้วยต้นเองมากขึ้น ปัจจัยที่ทำให้เกิดความล้มเหลวในการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้             ปัจจัยของความล้มเหลวหรือความผิดพลาดที่เกิดจากการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในองค์กร มีสาเหตุหลัก 3 ประการ ได้แก่             1. การขาดการวางแผนที่ดีพอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการวางแผนจัดการความเสี่ยงไม่ดีพอ ยิ่งองค์กรมีขนาดใหญ่มากขึ้นเท่าใด การจัดการความเสี่ยงย่อมจะมีความสำคัญมากขึ้นเป็นเงาตามตัว ทำให้ค่าใช้จ่ายด้านนี้เพิ่มสูงขึ้น 2. การนำเทคโนโลยีที่ไม่เหมาะสมมาใช้งาน การนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในองค์กรจำเป็นต้องพิจารณาให้สอดคล้องกับลักษณะของธุรกิจหรืองานที่องค์กรดำเนินอยู่ หากเลือกใช้เทคโนโลยีที่ไม่สอดรับกับความต้องการขององค์กรแล้วจะทำให้เกิดปัญหาต่าง ๆ ตามมา และเป็นการสิ้นเปลืองงบประมาณโดยใช่เหตุ 3.  การขาดการจัดการหรือสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูง การที่จะนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้งานในองค์กร หากขาดซึ่งความสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงแล้วก็ถือว่าล้มเหลวตั้งแต่ยังไม่ได้เริ่มต้น การได้รับความมั่นใจจากผู้บริหารระดับสูงเป็นก้าวย่างที่สำคัญและจำเป็นที่จะทำให้การนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในองค์กรประสบความสำเร็จ การนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ไม่ประสบความสำเร็จในด้านผู้ใช้งานนั้น 1. ความกลัวการเปลี่ยนแปลง กล่าวคือ ผู้คนกลัวที่จะเรียนรู้การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ รวมทั้งกลัวว่าเทคโนโลยีสารสนเทศจะเข้ามาลดบทบาทและความสำคัญในหน้าที่การงานที่รับผิดชอบของตนให้ลดน้อยลง จนทำให้ต่อต้านการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ 2. การไม่ติดตามข่าวสารความรู้ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างสม่ำเสมอ เนื่องจากเทคโนโลยีสารสนเทศเปลี่ยนแปลงรวดเร็วมาก หากไม่มั่นติดตามอย่างสม่ำเสมอแล้วจะทำให้กลายเป็นคนล้าหลังและตกขอบ จนเกิดสภาวะชะงักงันในการเรียนรู้และใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ 3. โครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศของประเทศกระจายไม่ทั่วถึง ทำให้ขาดความเสมอภาคในการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ หรือเกิดการใช้กระจุกตัวเพียงบางพื้นที่ ทำให้เป็นอุปสรรคในการใช้งานด้านต่าง ๆ ตามมา เช่น ระบบโทรศัพท์ อินเทอร์เน็ตความเร็วสูง สรุป ความหมายและความสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศ          เทคโนโลยีสารสนเทศ มาจากคำภาษาอังกฤษว่า Information Technology และมีผู้นิยมเรียกทับศัพท์ย่อว่า IT สุชาดา กีระนันท์ (2541) ให้ความหมายว่า เทคโนโลยีสารสนเทศ หมายถึง เทคโนโลยีทุกด้านที่เข้าร่วมกัน ในกระบวนการจัดเก็บสร้าง และสื่อสารสนเทศ ครรชิต มาลัยวงศ์ (2539) กล่าวว่า เทคโนโลยีสารสนเทศ ประกอบด้วยเทคโนโลยีที่สำคัญสองสาขาคือ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ และ เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม โดยทั่วไปแล้วเทคโนโลยีสารสนเทศจะครอบคลุมถึงเทคโนโลยีต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการบันทึก จัดเก็บ ประมวลผลสืบค้น ส่งและรับข้อมูลในรูปของสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งรวมถึงเครื่องมือและอุปกรณ์ต่างๆ เช่น คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์จัดเก็บ บันทึกและค้นคืน เครือข่ายสื่อสาร ข้อมูล อุปกรณ์สื่อสารและโทรคมนาคม รวมทั้งระบบที่ควบคุมการทำงานของอุปกรณ์เหล่านี้  เทคโนโลยีสารสนเทศมีความสำคัญ ดังนี้                  1. สามารถจัดเก็บข้อมูลจากจุดเกิดได้อย่างรวดเร็ว                  2. สามารถบันทึกข้อมูลจำนวนมากๆไว้ใช้งานหรือไว้อ้างอิงการดำเนินงานหรือการตัดสินใจใดๆ                  3. สามารถคำนวณผลลัพธ์ต่างๆได้รวดเร็ว                  4. สามารถสร้างผลลัพธ์ได้หลากหลายรูปแบบ                  5. สามารถส่งสารสนเทศ ข้อมูล หรือผลลัพธ์ที่ได้จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งได้อย่างรวดเร็ว ประโยชน์ของคอมพิวเตอร์             การใช้ประโยชน์จากคอมพิวเตอร์กระจายไปอยู่ในทุกวงการ - ด้านธุรกิจ ได้แก่การนำคอมพิวเตอร์มาประมวลงานด้านธุรกิจ - ด้านการธนาคาร ปัจจุบันทุกธนาคารจะนำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้งานในองค์กรของตนเพื่อให้บริการลูกค้า - ด้านตลาดหลักทรัพย์ ตลาดหลักทรัพย์เป็นศูนย์กลางการซื้อขายหลักทรัพย์ จะมีข้อมูลจำนวนมากและต้องการความรวดเร็วในการปฏิบัติงาน - ธุรกิจโรงแรม ระบบคอมพิวเตอร์สามารถใช้ในการบริหารโรงแรม การจองห้องพัก การติดตั้งระบบ Online ตามแผนกต่างๆ - การแพทย์ มีการนำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้อย่างกว้างขวาง เช่น ทะเบียนประวัติคนไข้,ระบบข้อมูลการให้ภูมิคุ้มกันโรค,สถิติด้านการแพทย์,ด้านการบัญชี - วงการศึกษา การนำคอมพิวเตอร์มาใช้กับสถาบันการศึกษาจะมี ระบบงานที่เกี่ยวกับ การเรียนการสอน การวิจัย การบริหาร - ด้านอุตสาหกรรมทั่วไป - ด้านธุรกิจสายการบิน สายการบินต่างๆทั่วโลกได้นำเอาคอมพิวเตอร์มาใช้งานอย่างแพร่หลายโดยเฉพาะงานการสำรองที่นั่งและเที่ยวบิน - ด้านการบันเทิง เช่น วงการภาพยนตร์ การดนตรี เต้นรำ

บทที่ 7 ข้อมูลและการจัดการข้อมูล

       ความหมายของข้อมูล

                   ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงที่มารวบรวมไว้และมีความหมาย อาจเกี่ยวข้องกับคน สิ่งของหรือเหตุการณ์อื่นๆในการประมวลผลของคอมพิวเตอร์ นิยมใช้เป็นส่วนนำเข้าพื้นฐานเพื่อให้ได้สารสนเทศสำหรับการช่วยตัดสินใจเพื่อนำเอาไปใช้ประโยชน์อื่นๆอีกได้ตามต้องการ โดยปกติข้อมูลที่จะนำมาใช้ประมวลผลจะมีอยู่กระจัดกระจายทั่วไป เมื่อต้องการใช้จำเป็น   ต้องมีการจัดเรียงใหม่ให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถนำเอามาใช้ได้อย่างเป็นระบบ เพื่อให้ข้อมูลนั้นสามารถนำเอาไปใช้ได้ตรงตามความต้องการและมีระเบียบมากยิ่งขึ้น  แหล่งข้อมูล  ข้อมูลถือได้ว่าเป็นองค์ประกอบหนึ่งที่สำคัญสำหรับการประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ ในยุคโลกาภิวัตน์ ที่การติดตั้งสื่อสารไม่ได้จำกัดและระยะทางหรือพรมแดนอีกต่อไป ยิ่งทำให้ข้อมูลถูกเผยแพร่และกระจายการใช้การใช้งานมากยิ่งขึ้น ข้อมูลสำหรับการนำมาประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์นั้นจะได้มาจากแหล่ง มีมา 2 ประเภทด้วยกันคือ1. แหล่งข้อมูลภายใน เป็นแหล่งกำเนิดของข้อมูลที่อยู่ในองค์กรทั่วไป ข้อมูลที่ได้มานั้นอาจมาจากพนักงานหรือมีอยู่แล้วในองค์กร เช่น ยอดขายประจำปี ข้อมูลผู้ถือหุ้น รายงานกำไรขาดทุน รายชื่อพนักงาน ข้อมูลเหล่านี้จะให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับข้อเท็จจริงต่างๆภายในองค์กรแต่เพียงอย่างเดียว อาจเป็นข้อมูลที่เปิดเผยให้กับบุคคลภายนอกทราบหรือไม่ก็ได้2.แหล่งข้อมูลภายนอก เป็นแหล่งกำเนิดข้อมูลที่อยู่ภายนอกองค์กร โดยทั่วไปแล้วสามารถนำข้อมูลต่าง ๆเหล่านั้นมาใช้ประโยชน์ในองค์กรหรือนำมาใช้กับการประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ เพื่อให้ได้ระบบงานที่สมบูรณ์ขึ้น ข้อมูลเหล่านี้เช่น ข้อมูลลูกค้า เจ้าหนี้ อัตราดอกเบี้ยสถาบันการเงิน

คุณสมบัติของข้อมูลที่ดี ข้อมูลที่นำมาใช้ประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการนั้น อาจได้มาจากทั้งแหล่งข้อมูลภายในหรือภายนอกองค์กร ซึ่งหากได้ข้อมูลที่ดีย่อมหมายถึงความได้เปรียบในการดำเนินการตามไปด้วย ซึ่งจำเป็นต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐาน ดังนี้ความถูกต้อง Accuracy ข้อมูลที่ดีต้องมีความถูกต้องเพื่อให้สามารถนำเอาไปใช้ประโยชน์ได้ ข้อมูลที่ไม่เป็นจริงและมีความคลาดเคลื่อนอยู่มาก อาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อการเอาข้อมูลนั้นเอาไปใช้ต่ออีกได้   มีความเป็นปัจจุบันUpdate ข้อมูลที่ดีจำมูลเป็นต้องมีการปรับปรุงแก้ไขให้มีความเป็นปัจจุบันอยู่เสมอเนื่องจากปกติข้อมูลจะมีลักษณะคงที่ เว้นแต่ว่าจะมีผู้ที่มาแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลนั้นเสียใหม่ อีกทั้งเหตุการณ์ต่างๆมักเกิดใหม่อยู่ตลอดเวลา    ตรงตามความต้องการ Relevanceควรมีการสำรวจเกี่ยวกับขอบเขตของข้อมูลที่จะมาใช้ให้สอดคล้องและตรงกับความต้องการของหน่วยงานให้มากที่สุด ข้อมูลนั้นถึงแม้จะถูกต้องมากแค่ไหนแต่หากไม่สอดคล้องกับความต้องการก็ไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์หรือช่วยในการตัดสินใจใดๆ ได้   ความสมบูรณ์ Complete การนำเอาข้อมูลมาใช้ประโยชน์นั้นจะต้องมีความสมบูรณ์ของข้อมูลมากพอ จึงจะทำให้การนำเอาไปใช้นั้นเกิดประโยชน์อย่างเต็มที่ การเก็บรวบรวมข้อมูลสามารถทำได้มากกว่าหนึ่งครั้งเพื่อให้ได้ข้อมูลที่สมบูรณ์จริงๆ เช่น การเก็บข้อมูลเชิงสถิติหรือวัดค่าเฉลี่ยอาจต้องเก็บรวบรวมข้อมูลโดยการออกแบบสอบถามรอบแรกเสียก่อนหรือที่เรียกว่า ข้อมูลปฐมภูมิ ความสมบูรณ์ของข้อมูลนี้อาจรวมถึงข้อมูลนั้นต้องมีความครบถ้วนด้วย   สามารถตรวจสอบได้ Verifiable
 ข้อมูลที่อยู่ในปัจจุบันอาจหามาได้จากแหล่งข้อมูลหลายๆที่ซึ่งอาจมีทั้งข้อมูลที่เชื่อถือได้หรือข้อมูลซึ่งเป็นกลลวงของคู่แข่ง ดังนั้นห่างต้องการนำมาประมวลผลจึงควรเลือกข้อมูลที่สามารถตรวจสอบแหล่งที่มา หรือแหล่งที่มีหลักฐานอ้างอิงต่างๆเสียก่อน เพื่อป้องกันข้อมูลที่ไม่เกิดประโยชน์และอาจนำผลเสียหายมาให้ได้ ข้อมูลที่อยู่ในปัจจุบันอาจหามาได้จากแหล่งข้อมูลหลายๆที่ซึ่งอาจมีทั้งข้อมูลที่เชื่อถือได้หรือข้อมูลซึ่งเป็นกลลวงของคู่แข่ง ดังนั้นห่างต้องการนำมาประมวลผลจึงควรเลือกข้อมูลที่สามารถตรวจสอบแหล่งที่มา หรือแหล่งที่มีหลักฐานอ้างอิงต่างๆเสียก่อน เพื่อป้องกันข้อมูลที่ไม่เกิดประโยชน์และอาจนำผลเสียหายมาให้ได้การแบ่งลำดับชั้นของการจัดการข้อมูล Hierarchy of Data ในการจักการข้อมูลนั้นจะมีการจัดแบ่งข้อมูลออกเป็นลำดับเพื่อง่ายต่อการเรียกใช้และประมวลผล ซึ่งจะขออธิบายเกี่ยวกับลำดับชั้นข้อมูลพื้นฐานในการจักการข้อมูลนั้นจะมีการจัดแบ่งข้อมูลออกเป็นลำดับเพื่อง่ายต่อลำดับชั้นของการจัดการข้อมูล                                               บิต (Bit = Binary Digit)
เป็นลำดับชั้นของหน่วยข้อมูลที่เล็กที่สุด ดังที่ทราบกันดีแล้วว่าข้อมูลที่จะทำงานร่วมกับคอมพิวเตอร์ได้นั้น จะต้องเอามาแปลงให้อยู่ในรูปของเลขฐานสองเสียก่อนคอมพิวเตอร์จึงจะเข้าใจและทำงานตามที่ต้องการได้ เมื่อแปลงแล้วจะได้ตัวเลขแทนสถานะเปิดและปิด ของสัญญาณไฟฟ้าที่เรียกว่า บิต เพียง 2 ค่าเท่านั้นคือ บิต 0 และบิต 1เป็นลำดับชั้นของหน่วยข้อมูลที่เล็กที่สุด ดังที่ทราบกันดีแล้วว่าข้อมูลที่จะทำงานร่วมกับคอมพิวเตอร์ได้นั้น จะต้องเอามาแปลงให้อยู่ในรูปของเลขฐานสองเสียก่อนคอมพิวเตอร์จึงจะเข้าใจและทำงานตามที่ต้องการได้ เมื่อแปลงแล้วจะได้ตัวเลขแทนสถานะเปิดและปิด ของสัญญาณไฟฟ้าที่เรียกว่า บิต เพียง 2 ค่าเท่านั้นคือ บิต 0 และบิต 1ไบต์ (Byte)เมื่อนำบิตมารวมกันหลายๆบิต จะได้หน่วยข้อมูลกลุ่มใหม่ที่เรียกว่า ไบต์ (Byte) ซึ่งจำนวนของบิตที่ได้นั้นแต่ละกลุ่มอาจมีมากหรือน้อยบ้าง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับชนิดของรหัสที่ใช้เก็บ แต่โดยปกติกับการใช้งานในรหัสแอสกีทั่วไปจะได้กลุ่มของบิต 8 บิตด้วยกัน ซึ่งนิยมมาแทนเป็นรหัสของตัวอักษร บางครั้งจึงนิยมเรียกข้อมูล 1 ไบต์ว่าเป็น 1 ตัวอักษรฟีลด์ หรือเขตของข้อมูล (Field)ประกอบด้วยกลุ่มของตัวอักษรหรือไบต์ตั้งแต่ 1 ตัวขึ้นไปมาประกอบกันเป็นหน่วยข้อมูลที่ใหญ่ขึ้นแล้วแสดงลักษณะหรือความหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง ยกตัวอย่างเขตข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน เช่น รหัสพนักงาน ชื่อ นามสกุล เงินเดือน ตำแหน่งเรคคอร์ด (Record) เป็นกลุ่มของเขตข้อมูลหรือฟีลด์ที่มีความสัมพันธ์กัน และนำมาจัดเก็บรวมกันเป็นหน่วยใหม่ที่ใหญ่ขึ้นเพียงหน่วยเดียว ปกติในการจัดการข้อมูลใดมักประกอบด้วยเรคคอร์ด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของข้อมูลเป็นหลักไฟล์ หรือแฟ้มตารางข้อมูล (File)ไฟล์ หรือแฟ้มข้อมูล เป็นการนำเอาข้อมูลทั้งหมดหลายๆเรคคอร์ดที่ต้องการจัดเก็บมาเรียงอยู่ในรูแปบของแฟ้มตารางข้อมูลเดียวกัน เช่น แฟ้มตารางข้อมูลเกี่ยวกับคะแนนนักศึกษาวิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ อาจประกอบด้วยเรคคอร์ดของนักศึกษาหลายๆคนที่เก็บข้อมูลเกี่ยวกับ รหัสนักศึกษา ชื่อ นามสกุล และคะแนนที่ได้ฐานข้อมูล (Database) เกิดจากการรวบรวมเอาแฟ้มตารางข้อมูลหลายๆแฟ้มที่มีความสัมพันธ์กันมาเก็บรวมกันไว้ที่เดียว โดยจะมีการเก็บคำอธิบายเกี่ยวกับโครงสร้างฐานข้อมูลหรือที่เรียกว่า พจนานุกรมข้อมูล (data dictionary) ซึ่งจะใช้อธิบายลักษณะของข้อมูลที่เก็บไว้ เป็นต้นว่า โครงสร้างของแต่ละตารางเป็นอย่างไร ประกอบด้วยฟีลด์อะไรบ้าง คุณลักษณะของแต่ละฟีลด์และความสัมพันธ์ของแต่ละแฟ้มเป็นอย่างไร ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ถือว่ามีความจำเป็นมากและจะถูกเรียกใช้ในระหว่างที่มีการประมวลผลฐานข้อมูลนั่นเอง
  
พอจะยกตัวอย่างได้ดังนี้
1.ฐานข้อมูลทะเบียนราษฎร์ จัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับประชากรในประเทศไทยทั้งหมด เช่น ข้อมูลการเกิด การตายการย้ายหรือเปลี่ยนแปลงที่อยู่
2.ฐานข้อมูลทะเบียนนักศึกษา ซึ่งจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับประวัตินักศึกษา เช่น ผลการเรียน ความประพฤติ
3.ฐานข้อมูลบุคลากร ซึ่งจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวข้องกับพนักงานทั้งหมดในองค์กร เช่น ประวัติการทำงาน ประวัติการศึกษา คู่สมรส บุตร สุขภาพการเจ็บป่วยเป็นต้น
การจัดโครงสร้างของแฟ้มข้อมูล (File Organization)
. โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ (Sequential File Structure) เป็นโครงสร้างของแฟ้มข้อมูลชนิดพื้นฐานที่สามารถใช้งานได้ง่ายที่สุด เนื่องจากมีลักษณะการจัดเก็บข้อมูลแบบเรียงลำดับเรคคอร์ดต่อเนื่องกันไปเรื่อยๆ การอ่านหรือค้นคืนข้อมูลจะข้ามลำดับไปอ่านตรงตำแหน่งใดๆที่ต้องการโดยตรงไม่ได้ เมื่อต้องการอ่านข้อมูลที่เรคคอร์ดใดๆโปรแกรมจะเริ่มอ่านตั้งแต่เรคคอร์ดแรกไปเรื่อยๆจนกว่าจะพบเรคคอร์ดที่ต้องการ ก็จะเรียกค้นคืนเรคคอร์ดนั้นขึ้นมา
     การใช้ข้อมูลเรียงลำดับนี่จึงเหมาะสมกับงานประมวลผลที่มีการอ่านข้อมูลต่อเนื่องกันไปเรื่อยๆตามลำดับและปริมาณครั้งละมากๆตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้ค่าบริการไฟฟ้า น้ำประปา ค่าโทรศัพท์หรือค่าบริการสาธารณูปโภคอื่นๆที่มีเรคคอร์ด
     การใช้ข้อมูลเรียงลำดับนี่จึงเหมาะสมกับงานประมวลผลที่มีการอ่านข้อมูลต่อเนื่องกันไปเรื่อยๆตามลำดับและปริมาณครั้งละมากๆตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้ค่าบริการไฟฟ้า น้ำประปา ค่าโทรศัพท์หรือค่าบริการสาธารณูปโภคอื่นๆที่มีเรคคอร์ดของลูกค้าจำนวนมาก เป็นต้น
     แฟ้มข้อมูลแบบนี้ถ้าเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ระดับเมนเฟรมขนาดใหญ่ก็จะจัดเก็บอยู่ในอุปกรณ์ประเภทเทปแม่เหล็ก (magnetic tape) ซึ่งมีการเข้าถึงแบบลำดับ (Sequential access) เวลาอ่านข้อมูลก็ต้องเป็นไปตามลำดับด้วย คล้ายกับการเก็บข้อมูลเพลงลงบนเทปคาสเซ็ต ซึ่งสมมติว่าในม้วนเทปหนึ่งมีการเก็บเพลงได้ 10 เพลง ความยาวเพลงละ 3 นาที ซึ่งหากต้องการค้นหาเพลงใดก็ต้องเริ่มต้นจากเพลงแรกไปเป็นลำดับจนกว่าจะพบ2. โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบสุ่ม (Direct/Random File Structure) 
     แฟ้มข้อมูลแบบนี้ถ้าเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ระดับเมนเฟรมขนาดใหญ่ก็จะจัดเก็บอยู่ในอุปกรณ์ประเภทเทปแม่เหล็ก (magnetic tape) ซึ่งมีการเข้าถึงแบบลำดับ (Sequential access) เวลาอ่านข้อมูลก็ต้องเป็นไปตามลำดับด้วย คล้ายกับการเก็บข้อมูลเพลงลงบนเทปคาสเซ็ต ซึ่งสมมติว่าในม้วนเทปหนึ่งมีการเก็บเพลงได้ 10 เพลง ความยาวเพลงละ 3 นาที ซึ่งหากต้องการค้นหาเพลงใดก็ต้องเริ่มต้นจากเพลงแรกไปเป็นลำดับจนกว่าจะพบ2. โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบสุ่ม (Direct/Random File Structure) 
¢เป็นลักษณะของโครงสร้างแฟ้มข้อมูลที่เข้าถึงได้โดยตรง เมื่อต้องการอ่านค่าเรคคอร์ดใดๆสามารถทำการเลือกหรืออ่านค่านั้นได้ทันที ไม่จำเป็นต้องผ่านเรคคอร์ดแรกๆเหมือนกับแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ ซึ่งทำให้การเข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็วกว่า ปกติจะมีการจัดเก็บในสื่อที่มีลักษณะการเข้าถึงได้โดยตรงประเภทจานแม่เหล็ก เช่น ดิสเก็ตต์, ฮาร์ดดิสก์หรือ CD-ROM เป็นต้น
3. โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบลำดับเชิงดรรชนี (Index Sequential File Structure)
เป็นลักษณะของโครงสร้างแฟ้มข้อมูลที่อาศัยกระบวนการที่เรียกว่า ISAM (Index Sequential Access Method ) ซึ่งรวมเอาความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลแบบสุ่มและแบบเรียงตามลำดับเข้าไว้ด้วยกัน การจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูลวิธีนี้ ข้อมูลจะถูกจัดเก็บเรียงกันตามลำดับไว้บนสื่อแบบสุ่ม เช่น ฮาร์ดดิสก์ และการเข้าถึงข้อมูลจะทำผ่านแฟ้มข้อมูลลำดับเชิงดรรชนี (Index Sequential File) ซึ่งทำหน้าที่ช่วยชี้และค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ สามารถทำงานได้ยืดหยุ่นกว่าวิธีอื่นๆโดยเฉพาะกับกรณีที่ข้อมูลในการประมวลผลมีจำนวนมากๆ
     โครงสร้างแฟ้มข้อมูลแบบนี้จะมีหลักการทำงานคล้ายกับรูปแบบดรรชนีท้ายเล่มหนังสือที่มีการจัดเรียงหัวเรื่องแยกไว้เป็นลำดับตามหมวดหมู่อักษรตั้งแต่ A-Zหรือ ก-ฮ เมื่อสนใจหัวเรื่องใดโดยเฉพาะ ผู้อ่านสามารถไล่ค้นได้จากชื่อหัวเรื่องที่พิมพ์เรียงกันไว้เป็นลำดับนั้นเพื่อดูหมายเลขหน้าได้ ซึ่งทำให้ง่ายและสะดวกมากยิ่งขึ้น
     โครงสร้างแฟ้มข้อมูลแบบนี้จะมีหลักการทำงานคล้ายกับรูปแบบดรรชนีท้ายเล่มหนังสือที่มีการจัดเรียงหัวเรื่องแยกไว้เป็นลำดับตามหมวดหมู่อักษรตั้งแต่ A-Zหรือ ก-ฮ เมื่อสนใจหัวเรื่องใดโดยเฉพาะ ผู้อ่านสามารถไล่ค้นได้จากชื่อหัวเรื่องที่พิมพ์เรียงกันไว้เป็นลำดับนั้นเพื่อดูหมายเลขหน้าได้ ซึ่งทำให้ง่ายและสะดวกมากยิ่งขึ้น
เปรียบเทียบโครงสร้างแฟ้มข้อมูลแต่ละประเภท การจัดการเกี่ยวกับโครงสร้างของแฟ้มข้อมูล ควรคำนึงถึงความสามารถด้านเวลาในการเข้าถึงข้อมูล ของอุปกรณ์ที่ใช้จัดเก็บด้วย  การจัดการเกี่ยวกับโครงสร้างของแฟ้มข้อมูลอาจเปรียบเทียบได้กับการเลือกค้นหรืออ่านเนื้อหาข้อมูลในหนังสือที่ย่อมขึ้นอยู่กับความต้องการและความสะดวกของผู้ใช้เป็นหลักความแตกต่างของการจัดการเกี่ยวกับโครงสร้างของแฟ้มข้อมูลทั้ง 3 ประเภท จะเปรียบเทียบคุณสมบัติต่างๆ ดังต่อไปนี้
การเปรียบเทียบโครงสร้างของแฟ้มข้อมูล 
1 . โครงสร้างแฟ้ม แบบเรียงลำดับ
ข้อดี - เสียค่าใช้จ่ายน้อยและใช้งานได้ง่ายกว่าวิธีอื่นๆ
- เหมาะกับงานประมวลผลที่มีการอ่านข้อมูลแบบเรียงลำดับและในปริมาณมาก 
- สื่อที่ใช้เก็บเป็นเทปซึ่งมีราคาถู
ข้อเสีย - การทำงานเพื่อค้นหาข้อมูลจะต้องเริ่มทำตั้งแต่ต้นไฟล์เรียงลำดับไปเรื่อย  จนกว่าจะหาข้อมูลนั้นเจอ  ทำให้เสียเวลาค่อนข้างมาก
- ข้อมูลที่ใช้ต้องมีการจัดเรียงลำดับก่อนเสมอ
สื่อที่ใช้เก็บ เทปแม่เหล็ก เช่น เทปคาสเซ็ต
- ข้อมูลที่ใช้ต้องมีการจัดเรียงลำดับก่อนเสมอ 
สื่อที่ใช้เก็บ เทปแม่เหล็ก เช่น เทปคาสเซ็ต
2.โครงสร้างแฟ้ม แบบสุ่ม
 ข้อดี สามารถทำงานได้เร็ว  เพราะมีการเข้าถึงข้อมูลเรคคอร์ดแบบเร็วมาก  เพราะไม่ต้องเรียงลำดับข้อมูลก่อนเก็บลงไฟล์
- เหมาะสมกับการใช้งานธุรกรรมออนไลน์ หรืองานที่ต้องการแก้ไข  เพิ่ม  ลบรากการเป็นประจำ 
- เหมาะสมกับการใช้งานธุรกรรมออนไลน์ หรืองานที่ต้องการแก้ไข  เพิ่ม  ลบรากการเป็นประจำ 
ข้อเสีย ไม่เหมาะกับงานประมวลผลที่อ่านข้อมูลในปริมาณมาก 
- การเขียนโปรแกรมเพื่อค้นหาข้อมูลจะซับซ้อน
- ไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลแบบเรียงลำดับได้
สื่อที่ใช้เก็บ จานแม่เหล็กเช่น ดิสเก็ตต์,  ฮาร์ดดิสก์หรือ  CD-ROM 
3.โครงสร้างแฟ้มแบบ ลำดับเชิงดรรชนี
 ข้อดี - สามารถรองรับการประมวลผลได้ทั้ง 2 แบบคือ  แบบลำดับและแบบสุ่ม
- เหมาะกับงานธุรกรรมออนไลน์  ด้วยเช่นเดียวกัน
- เหมาะกับงานธุรกรรมออนไลน์  ด้วยเช่นเดียวกัน
ข้อเสีย - สิ้นเปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บดรรชนีที่ใช้อ้างอิงถึงตำแหน่งของข้อมูล 
- การเขียนโปรแกรมเพื่อค้นหาข้อมูลจะซับซ้อน
- การทำงานช้ากว่าแบบสุ่ม  และมีค่าใช้จ่ายสูง
สื่อที่ใช้เก็บจานแม่เหล็ก  เช่น ดิสเก็ตต์,  ฮาร์ดดิสก์หรือ  CD-ROM 
ประเภทของแฟ้มข้อมูล File type
 นอกจากจะแบ่งแฟ้มข้อมูลที่มีตามรูปแบบหรือโครงสร้างการจัดเก็บดังในหัวข้อนี้แล้ว เรายังอาจแบ่งประเภท ของแฟ้มข้อมูลตามลักษณะเนื้อหาของข้อมูลที่เก็บเป็น 2 ประเภท คือ 
1. แฟ้มหลัก Master file แฟ้มหลัก เป็นแฟ้มข้อมูลที่มีความถี่ของการเปลี่ยนแปลงข้อมูลไม่บ่อยมากนัก แฟ้มหลักลูกค้าธนาคารซึ่งจะเก็บข้อมูลของลูกค้า เช่น ชื่อ ที่อยู่ หมายเลขบัญชี
2. แฟ้มรายการเปลี่ยนแปลง Transaction file แฟ้มรายการเปลี่ยนแปลง เป็นแฟ้มข้อมูลที่มีการเปลี่ยนหรือแก้ไขของรายการข้อมูลภายในค่อนข้างบ่อย และทำบัตรประจำตัวต่อเนื่องหรือเกิดขึ้นทุกวัน
ระบบฐานข้อมูล
จากปัญหาของการประมวลผลแฟ้มข้อมูลข้างต้น แนวคิดของการแก้ปัยหาดังกล่าวจะใช้วิธีการจัดเก็บรวบรวมแฟ้มข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันนำมาจัดเรียงรวมกันเสียใหม่อย่างเป็นระบบเพื่อให้สะดวกต่อการค้นหาและเรียกใช้ข้อมูลร่วมกัน โดยจัดทำเป็น ระบบฐานข้อมูล นั่นเอง

ระบบฐานข้อมูลสามารถใช้งานได้ทั้งกับเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องเดียว (Standalone)
เช่น ระบบฐานข้อมูลสินค้าคงคลังสำหรับองค์กรขนาดเล็กที่ต้องการจัดเก็บฐานข้อมูลสินค้าไว้เฉพาะในคอมพิวเตอร์เครื่องที่พนักงานบัญชีใช้เพียงเครื่องเดียว หรือจะประยุกต์ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์แบบแม่ข่าย (Server) ผ่านระบบ LANหรืออินเตอร์เน็ตก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะของงานที่ต้องการเป็นหลัก ตัวอย่างของการใช้งานระบบฐานข้อมูลกับเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่าย เช่น การประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลบนเว็บ (web database) สำหรับการเก็บข้อมูลสินค้า ข้อมูลการสั่งซื้อ ข้อมูลยอดขาย ข้อมูลเกี่ยวกับการเรียน หรือข้อมูลอื่นๆที่ยินยอมให้ผู้ใช้เรียกดูข้อมูลเหล่านี้ได้ โดยผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ตซึ่งใช้กันอย่างแพร่หลายในปัจจุบัน
     การนำเอาระบบฐานข้อมูลมาใช้งานนั้นจะช่วยให้การทำงานมีความสะดวกมากยิ่งขึ้น หากต่างคนต่างเก็บข้อมูลเอง ไม่ได้นำมาเก็บรวมกันเป็นฐานข้อมูลกลาง อาจส่งผลให้เกิดปัญหาต่างๆตามมาอีกได้ เช่น ความซ้ำซ้อนของการจัดเก็บข้อมูล หรือปัญหาของข้อมูลที่ไม่ตรงกัน
     การนำเอาระบบฐานข้อมูลมาใช้งานนั้นจะช่วยให้การทำงานมีความสะดวกมากยิ่งขึ้น หากต่างคนต่างเก็บข้อมูลเอง ไม่ได้นำมาเก็บรวมกันเป็นฐานข้อมูลกลาง อาจส่งผลให้เกิดปัญหาต่างๆตามมาอีกได้ เช่น ความซ้ำซ้อนของการจัดเก็บข้อมูล หรือปัญหาของข้อมูลที่ไม่ตรงกัน
การนำระบบฐานข้อมูลมาใช้จัดการกับข้อมูลนั้นมีแนวคิดที่ตั้งอยู่บนพื้นฐานดังนี้
 - ลดความซ้ำซ้อนกันของข้อมูล (Reduced data redundancy)
         - ลดความขัดแย้งของข้อมูล (
         - ลดความขัดแย้งของข้อมูล (Reduced data inconsistency)
         - การรักษาความคงสภาพของข้อมูล (
         - การรักษาความคงสภาพของข้อมูล (Improved data integrity)
         - ใช้ข้อมูลร่วมกันได้ (
         - ใช้ข้อมูลร่วมกันได้ (Shared data)
         - ง่ายต่อการเข้าถึงข้อมูล (
         - ง่ายต่อการเข้าถึงข้อมูล (Easier access)
         - ลดระยะเวลาการพัฒนาระบบงาน (
         - ลดระยะเวลาการพัฒนาระบบงาน (Reduced development time)
     นอกจากนี้ฐานข้อมูลยังช่วยในเรื่องการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล โดยผู้ดูแลระบบจะสามารถกำหนดสิทธิ์ได้ว่าให้ใครหรือผู้ใช้คนใดทำอะไรได้หรือไม่ได้บ้าง เมื่อนำไปใช้ร่วมกับการพัฒนาระบบงานโปรแกรมฐานข้อมูล (Database application) ก็จะทำให้ระบบงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นตามไปด้วย โดยผู้ใช้โปรแกรมในแต่ละระดับก็สามารถใช้งานได้แตกต่างกัน
     นอกจากนี้ฐานข้อมูลยังช่วยในเรื่องการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล โดยผู้ดูแลระบบจะสามารถกำหนดสิทธิ์ได้ว่าให้ใครหรือผู้ใช้คนใดทำอะไรได้หรือไม่ได้บ้าง เมื่อนำไปใช้ร่วมกับการพัฒนาระบบงานโปรแกรมฐานข้อมูล (Database application) ก็จะทำให้ระบบงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นตามไปด้วย โดยผู้ใช้โปรแกรมในแต่ละระดับก็สามารถใช้งานได้แตกต่างกัน
เครื่องมือสำหรับจัดการฐานข้อมูล  (DBMS)
 โดยปกติในการจัดการฐานข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์นั้นจะมีโปรแกรมที่เรียกว่า ระบบการจัดการฐานข้อมูลหรือ DBMS (Database Management Systems) ซึ่งเปรียบเสมือนเป็นผู้จัดการฐานข้อมูลนั่นเอง โปรแกรมประเภทนี้มีการผลิตออกมาหลายระบบด้วยกัน แต่ที่ได้รับความนิยมและเป็นที่รู้จักกันดีคือ ระบบการจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์หรือ RDBMS (Relational Database
ลักษณะของ DBMS 
     DBMS เป็นเหมือนตัวกลางที่ยอมให้ผู้ใช้เข้าค้นคืนข้อมูลได้โดยมีเครื่องมือสำคัยคือ ภาษาที่ใช้จัดการกับข้อมูลโดยเฉพาะเรียกว่า ภาษาเรียกค้นข้อมูล หรือ ภาษาคิวรี่ (query language) ซึ่งประกอบด้วยคำสั่งสำหรับเรียกใช้ข้อมูล แก้ไขเปลี่ยนแปลงหรือลบข้อมูล และยังสามารถนำไปใช้ร่วมกับการพัฒนาโปรแกรมประยุกต์ทางด้านฐานข้อมูล (Database application) ได้เป็นอย่างดี
ภาษาคิวรี่ (Query language) เป็นภาษาที่ใช้สำหรับสอบถามหรือจัดการฐานข้อมูลใน DBMS โดยภาษาประเภทนี้ที่ได้รับความนิยมสูงสุดคือ ภาษาSQL (Structure Query language ) คิดค้นโดยนักวิทยาศาสตร์ของไอบีเอ็มในทศวรรษที่ 1970 มีรูปแบบคำสั่งที่คล้ายกับประโยคในภาษาอังกฤษมาก ซึ่งปัจจุบันองค์กร ANSI (American National Standard Institute) ได้ประกาศให้ SQL เป็นภาษามาตรฐานสำหรับสำหรับระบบการจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational Database Management System หรือ RDBMS) ซึ่งเป็นระบบ DBMSแบบที่ใช้กันแพร่หลายที่สุดในปัจจุบัน
     ระบบการจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ทุกระบบจะใช้คำสั่งพื้นฐานของภาษาSQL ได้เหมือนกันแต่อาจมีคำสั่งพิเศษที่แตกต่างกันบ้าง เนื่องจากบริษัทผู้ผลิตแต่ละรายก็พยายามทีจะพัฒนา RDBMS ของตนเองให้มีลักษณะที่เด่นกว่าระบบอื่นโดยเพิ่มคุณสมบัติที่เกินข้อจำกัดของ ANSI ซึ่งคิดว่าเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้เข้าไป ตัวอย่างของคำสั่ง SQL มีดังนี้
     ระบบการจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ทุกระบบจะใช้คำสั่งพื้นฐานของภาษาSQL ได้เหมือนกันแต่อาจมีคำสั่งพิเศษที่แตกต่างกันบ้าง เนื่องจากบริษัทผู้ผลิตแต่ละรายก็พยายามทีจะพัฒนา RDBMS ของตนเองให้มีลักษณะที่เด่นกว่าระบบอื่นโดยเพิ่มคุณสมบัติที่เกินข้อจำกัดของ ANSI ซึ่งคิดว่าเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้เข้าไป ตัวอย่างของคำสั่ง SQL มีดังนี้

DELETE ใช้สำหรับลบข้อมูลหรือลบเรคคอร์ดใดๆในฐานข้อมูล
INSERT ใช้สำหรับเพิ่มข้อมูลหรือเพิ่มเรคคอร์ดใดๆในฐานข้อมูล
 SELECT ใช้สำหรับเลือกข้อมูลหรือเลือกเรคคอร์ดใดๆที่ต้องการจากฐานข้อมูล
UPDATE ใช้สำหรับแก้ไขข้อมูลหรือแก้ไขเรคคอร์ดใดๆในฐานข้อมูล
แผนผังความสามารถโดยทั่วไปของระบบการจัดการฐานข้อมูล

ฐานข้อมูลมักเกี่ยวข้องกับการดำรงชีวิตประจำวันของเรา

¢โดยปกติแฟ้มข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในหน่วยความจำสำรอง (secondary storage) เช่น ฮาร์ดดิสก์ เนื่องจากมีความจุข้อมูลสูงและสามารถเก็บได้ถาวรแม้จะปิดเครื่องไป ซึ่งการจัดเก็บนี้จะต้องมีวิธีกำหนดโครงสร้าง โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้การจัดเก็บและเข้าถึงข้อมูลมีความรวดเร็ว ถูกต้อง และเหมาะสมกับความต้องการ การเข้าถึงและค้นคืนข้อมูลจะอาศัยคีย์ฟีลด์ในการเรียกค้นด้วยเสมอ การจัดโครงสร้างของแฟ้มข้อมูลอาจจะแบ่งได้เป็น 3 ลักษณะดังนี้

ระบบการจัดการฐานข้อมูลหรือ DBMS จะอำนวยความสะดวกกับผู้ใช้ คือสามารถใช้งานได้โดยที่ไม่จำเป็นต้องทราบถึงโครงสร้างทางกายภาพของข้อมูลในระดับที่ลึกมากเหมือนกับการเขียนโปรแกรมของโปรแกรมเมอร์ ระบบดังกล่าวจะยอมให้ผู้ใช้กำหนดโครงสร้างและดูแลรักษาฐานข้อมูลได้เป็นอย่างดี และยังสามารถควบคุมการเข้าถึงข้อมูลในส่วนต่างๆตามระดับการใช้งานของผู้ใช้แต่ละคนด้วย เราอาจพบเห็นการใช้งาน DBMS สำหรับการจัดการฐานข้อมูลได้ในองค์กรธุรกิจโดยทั่วไป เช่น ระบบข้อมูลลูกค้า ระบบสินค้าคงคลัง ระบบงานลงทะเบียน ระบบงานธุรกรรมออนไลน์

สรุป

ข้อมูล  ( Data or raw data)  หมายถึง ข้อเท็จจริงต่างๆ (fact)  ที่เกิดขึ้น ที่มีอยู่ในโลก ใช้แทนด้วยตัวเลข  ภาษา  หรือสัญลักษณ์ที่ยังไม่มีการปรุงแต่งหรือประมวลไดๆ )ถ้าเห็นนคำว่าข้อมูลในทางคอมพิวเตอร์ จะหมายถึงข้อเท็จจริงที่มีการรวบรวมไว้และมีความหมายในตัวเอง

    สารสนเทศ  (Information)  หมายถึง  การนำเสนอข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้  มาผ่านกระบวนการ (process)  เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีประโยชน์ต่อการตัดสินใจ  หรือหมายถึงข้อมูลที่ได้ถูกกระทำให้มีความสัมพันธ์  หรือมีความหมายนำไปใช้ประโยชน์ได้

ความสำคัญของสารสนเทศ

            สารสนเทศมีความสำคัญและเป็นประโยชน์ต่อการจัดการทุกระดับขององค์การ  ทั้งในการปฏิบัติงาน และการบริการ ใช้ช่วยในนการตัดสินใจ การวางแผน และการประเมินผลเปรียบเทียบช่วยเพิ่มระดับความรู้ (Knoeladge)  ความเข้าาใจเกี่ยวกับข้อเท็จจริง  สารสนเทศจะมีค่าหรือความหมายมากขึ้นเมื่อมีการใช้งานมากขึ้นและสารสนเทศนั้นส่งผลกระทบถถึงการตัดสินใจหรือการกระทำที่ดำเนินการ

ข้อมูลและสารสนเทศในความหมายของผู้ใช้

        ผู้ใช้ข้อมูลและสารสนเทศแต่ละคน   จะมีการรับรู้ต่อข้อมูลและสารสนเทศเดียวกันแตกต่างกันไปตามลักษณะของการใช้งานและหน้าที่ความรับผิดชอบ สารสนเทศสำหรับคนๆหนึ่่งอาจเป็นข้อมูลดิบสำหรับคนอื่นก็ได้   เช่น  ใบสั่งให้ส่งเอกสาร   เป็นสารสนเทศของพนักงานส่งเอกสาร  แต่เป็นข้อมูลดิบของงานสารบรรณ   ตัวอย่างการดำเนินการเกี่ยวกับเอกสารใบสั่งซื้อสินค้า  จะมีความหมายและคุณค่าต่อผู้ที่เกี่ยวข้องแตกต่างกันออกไปตามหน้าที่ที่ต้องปฏิบัติ  ดังนี้

            1.พนักงานขาย  ถือว่าใบสั่งซื้อสินค้าที่ได้จากลูกค้าเป็นสารสนเทศของเขา เพราาะเขาจะต้องจัดสินค้าตามรายการนั้น

            2.ผู้จัดการฝ่ายขาย  ถือว่าใบสั่งซื้อสินค้าที่ได้จากลูกค้า เป็นข้อมูลของเขา  แต่เมื่อนำใบสั่งซื้อทั้งหมกกมาาประมวลสรุปเป็นรายงานประจำเดือนจึงจัดเป็นสารสนเทศของเขา

            3.พนักงานบัญชี  ถือว่าใบสั่งซื้อสินค้าเป็นข้อมูลแต่เมื้อใบสั่งซื้อสินค้านี้ถูกดำเนินการต่อให้เป็นใบส่งของ    สำหรับนำไปเก็บเงินลูกค้าและทำบันทึกบัญชีต่อไป   จึงจะเป็นสารสนเทศของเขา  ซึงจะได้เป็นบัญชีลูกหนี้   บัญชีเงินสด  และรายได้จากการขายสินค้า  ซึ่งเกิดจากข้อมูลในใบสั่งซื้อนั้น

            4.พนักงานอื่นๆ  เช่น  วิศวกร  นักวิจัย  ถือว่าใบสั่งซื้อสินค้าเป็นเพียงข้อมูลที่่เขาไม่ต้องเกี่ยวข้องด้วยโดยตรง

            ค่าแรงของลูกจ้างต่อสัปดาห์   เป็นสารสนเทศของลูกจ้างแต่ละคนที่จะได้รับค่าแรงแต่เป็นข้อมูลของผู้บริหาร  และเมื่อรวมค่าแรงทั้งหมดที่ต้องจ่ายใน1 สัปดาห์แล้ว  จึงจะถือว่าเป็นสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร